Тақырыпты және орналасуыңызды таңдаңыз
Бұл қадам аудиторияңыз басқа нәрселерден бұрын білгісі келетін екі айнымалыны білдіреді.
Кездесудің «қайда және неге» шақырылатынына және олар қатысатын-жібермейтініне бірден әсер ететін болады.
Сіз таңдаған орын жалпы жиналысқа әсер етеді және оқиғаны жоспарлау кезінде сізге қажетті басқа шешімдерге әсер етеді.
Қатысушыларды анықтау
Шоғырландырылған және өнімді жиналысты өткізудің үлкен бөлігі көңіл-күйден алшақтамау, бұл шешімді жоғары деңгейде қабылдайтын тұлғаларға шақыруды шектеуді білдіреді. Корпоративтік мәдениетте қарым-қатынаста байланысқан барлық тараптарды қосу үрдісі бар, бірақ маңызды емес талқылаулармен прогресті баяулататын әріптестерді жою арқылы өндірісті арттыруға болады. Дауыссыз дауыс беруге қатысушыларды шақырудың орнына кездесуге келгенге дейін негізгі қатысушыларды өз бағынушыларымен сөйлесуге шақырады.
Үш күн мен уақытты ұсын
Әр қатысушының қолжетімділігі туралы сұрастыру туралы абай болыңыз. Жиналыстың өзара тиімді күнін жоспарлау туралы мәселелерді шешу «Пандора қорабы» оңай.
Бұған жол бермеудің бір жолы - бірнеше күндер мен уақытты ұсыну, содан кейін әрбір адамның жақсы жұмыс істейтінін сұраңыз. Егер сіз бақытты болсаңыз, онда күндердің біреуі барлық адамдарға сәйкес келеді. Егер жоқ болса, көпшілікті орналастыру үшін олардың күнтізбесін өзгертуге болады, егер олар туралы сұрауға қорықпаңыз.
Бағытты құру
Кездесудің әр сегментін кім жүргізетінімен қатар қандай тақырыптар талқыланатыны туралы кесте құру өте маңызды.
Жоспарлағыштар маршруттарды дұрыс жасау үшін жоғарғы басшылардан кеңес алу қажет болуы мүмкін. Алғашқы жоба аяқталғаннан кейін оны топқа бекітуге беру керек.
Презентация қажеттіліктерін талқылау
Топқа идеяларды ұсынудың әртүрлі тәсілдері бар, және әрбір жоспарланған спикер өз қалауына ие болады. PowerPoint функционалдығы, Интернетке қосылу және ақ тақталар - бұл сізге қажет ететін компоненттердің кейбіреуі. Бұл мәліметтерді сұрастыруда белсенді болыңыз және кездесуден бірнеше күн бұрын оларды растау үшін ұстаныңыз.
Кейтерингті жоспарлау
Кішігірім жиналыстарға тағамдарды тапсырыс берудің кілті - мәзірдің функционалдығын сақтау. Сізге тамақтану бизнестің қандай да бір аспектісіне кедергі келтіргісі келмейді, сондықтан мүмкіндігінше ресми тамақтанудан аулақ болыңыз. Егер түскі ас түскі ас сұралған болса, онда жиналысқа мүмкіндігінше тезірек оралу үшін, тамақ үшін бөлме бөлмесіне тапсырыс беріңіз.
Соңғы деректерді жіберу
Оқиғадан шамамен жеті күн қалғанда, әрбір қатысушыға жолдың және детальдардың түпкілікті көшірмесін жібергіңіз келеді. Бұл күн үшін тапсырыс берілген барлық нәрсені қамтуы керек. Сондай-ақ бағыттарды, паркинг туралы ақпаратты, бөлме нөмірлерін және төтенше байланыстарды қамтиды.
Егер сіз басшылармен жұмыс жасасаңыз, олардың әкімшілік көмекшілерін электронды поштаға көшіріңіз.
Кездесу күні
Кездесуді жоспарлаушы ретінде іс-шараның сәтті басталатынына көз жеткізуіңіз керек. Әрине, бөлмені тексеріп, қоғамдық тамақтандыру және А / В координаторларымен кездесу үшін ертерек өз орнына келгіңіз келеді. Орналасқан жеріне қарай, сіз әр адам бөлмеге баратын жолды белгілеу үшін белгілерді орналастырғыңыз келуі мүмкін.
Ал сізде бұл жерде - сәтті шағын кездесуді жоспарлауға қатысты сегіз қарапайым қадам.
Әрбір қадамды орындау, әрине, сіздің уақытыңыз бен күш-жігеріңізді қажет етеді, бірақ сіздің жоспарларыңызды қатысушыларға жеткізу - жарты шайқас. Кездесуден не күтетіндігі туралы көбірек адамдар білсе, соғұрлым олар дайындала бастайды.