Сіз демалысқа кетер алдында не істеу керек
Мерекеге дайындалмас бұрын кеңсеңізді дайындау мұқият дайындықты қажет етеді. Дұрыс хабар алмасу сіздің тұтынушыларыңыз, жеткізушілеріңіз және қызметкерлеріңіздің өшіруді жоспарлауына кепілдік береді, демек, үзіліс алдында және кейінірек көптеген ашуланған шағымдармен күресуге тура келмейді. Бұл абайсыз демалысқа және лайықты демалу үшін қажет.
Мерзімнің тегіс және пайдалы болуын қамтамасыз ететін термостатты қалпына келтіру үшін босатылған хабарларды орнатудан бастап, қадамдардың қарапайым тізімі.
01 - Қызметкерлерді, клиенттерді және жеткізушілерді хабардар ету
Сіз өзіңіздің веб-сайтыңызыңыз арқылы және телефон жүйесіндегі автоматтандырылған шақыратын хабар арқылы клиенттерді хабардар ете аласыз.
Жеткізушілер (әсіресе қайталанатын жеткізу кестелері бар) электрондық пошта, телефон немесе тұрақты пошталық пошта арқылы хабарлануы керек.
02 - Қауіпсіздік қызметкерлеріне немесе қызметтеріне хабарлаңыз
Қауіпсіздік қызметкерлеріңізді немесе қауіпсіздік қызметіңізді сіздің алдағы жабылу күндеріңіз туралы хабардар етіңіз. Қауіпсіздік провайдерлерінде сіз және сіздің негізгі қызметкерлеріңіз үшін телефон нөмірлері, соның ішінде байланыс ақпаратын қамтитын жаңартылған төтенше жағдайлар тізіміне ие болыңыз. Олар тіпті офис іскерлік қызмет үшін жабылған болса да, қауіпсіздік мәселесі туындаған кезде кімге хабарласуға тура келетінін білуі керек.
03 - Автоматтандырылған қатысушыны сәлемдесуді өзгерту
Жабудан бір апта немесе екі уақыт өткеннен кейін сіздің телефоныңыздағы автоматтандырылған көмекші сәлемін жазыңыз, ол кеңсе ұзақ уақытқа дейін жабылатындығын түсіндіреді. Жабылатын күнді және қайта ашылғыңыз келген күнді қосыңыз. Сіз шығып кетер алдында, сіз қайтып оралғаныңызда, қажет болған кезде, қоңырау шалушылар қандай да бір сұранысты жібермегеніңізге назар аударатын екінші автоматтандырылған сәлемдесуді жазыңыз.
Егер сіз жылу және салқындату, сантехника немесе басқа да маңызды тұтынушы қызметтері сияқты төтенше қызметтерді ұсынсаңыз, қоңырау шалушыларыңызға төтенше жағдайда жауап беру қызметіне немесе ұялы телефоныңызға қалай жетуге болатынын көрсетіңіз.
04 - Сіздің жауап беру қызметіңізді хабарлаңыз
Жауап беру қызметіне офис жабылатын күндер туралы хабарлаңыз және қоңырауларға қатысатын қызметкерлердің телефон нөмірлерімен байланыс тізіміңізді жаңартыңыз. Белгілі бір жағдайларда кімге хабарласатынын білу керек; мысалы, жеткізілім мәселесі туралы ескертілген жоғарғы деңгейлі менеджерлерді қаламаңыз.
05 - Дауыстық пошта сәлемдерін өзгерту
Егер сіздің телефоныңыздың қызметкерлері өз қызметкерлеріне сыртқы қоңырауларды қабылдауға мүмкіндік берсе, оларға қоңырау шалушыларға жабылу туралы маңызды мәліметтерді беретін «мереке күндері үшін жабық» немесе «кеңседен тыс» дауыстық пошта сәлемін жазуға нұсқау беріңіз. Қызметкерлер кеңсеге қайтып оралуын және офис жабылған кезде дереу көмекке мұқтаж болса, не істеу керектігін білуге тиіс. Көптеген жағдайларда қызметкерлерге жеке байланыс ақпаратын беруді қаламаймын.
06 - Термостаттарды кішірейту, Office жабдықтарын өшіру
Жұмысты аяқтаған кезде кеңседегі термостатта орнату немесе қайта бағдарламалау арқылы қуат пен ақшаны үнемдеңіз. Сіз үнемдеуге болатын шығындарды үнемдеуге таң қаласыз және бұл жақсы PR мүмкіндіктері болуы мүмкін; Сіздің компанияңыз ресурстарды сақтауға ниеттенетінін көрсетіңіз.
Сондай-ақ, барлық маңызды емес кеңсе жабдығын, соның ішінде үстелдің жарықтары, көшірме аппараты, принтерлер мен компьютерлерді өшіру арқылы қуат пен ақшаны үнемдеуге болады.
07 - Сақтық көшірме серверлері
Егер сізде компьютерлер мен серверлер болса, сақтық көшірме циклы өшірілгенге дейін және кейін дұрыс жұмыс істейтініне көз жеткізіңіз. Бизнеске қайта кірісуді күтудің орнына, ерте сатылымға арналған сақтық көшірмесін жоспарлау арқылы апатқа ұшыраған әсерді азайтыңыз. Бұл мәселе туындаған кезде байланысу үшін нақты нұсқаулар қажет болатын аймақ, сондықтан жауап беру қызметінің дұрыс хабарланғанына көз жеткізіңіз.
08 - Өшірмеңіз
Кейбір кеңсе жабдығын өшірмеу керек, соның ішінде:
- Факс машиналары
- Телефон жүйесі
- Серверлер және резервтік жүйелер
- Тоңазытқыш қондырғылары
- Қауіпсіздік жүйелері