Іс-шара мен кездесулерді жоспарлаушылар кездесулер, ынталандыру сапарлары және олар ұйымдастыратын басқа бағдарламалар үшін ресми шақыру хаттар мен материалдарды енгізуге немесе жазуға болады. Қажетсіз тапсырма сияқты көрінуі мүмкін емес, бірақ шақыру этикетіне сәйкес болу және қонақтарыңыз үшін маңызды мәліметтерді болдырмау үшін белгілі бір қадамдарды орындау маңызды.
Мұнда қалай:
Оқиға тақырыбын жасаңыз. Ресми шақыру хаттар мен материалдарды жасамас бұрын, жоспарлаушылар бағдарламаның қызықтыратын тақырыбына ие болу керек. Мына мәселелер ми шабу процесін бастауға көмектеседі: Білім беру конференциясы, семинар немесе ынталандыру сапары ма? Ол қайда өткізіледі? Осы мақсатқа немесе орынға қатысты не ерекше? Оқиға үшін қандай қатаң кесте бар? Бағдарламаның кейбір мақсаттары қандай? Неге қатысушы қатысуға тілек білдірді? Бұл сұрақтар үлкен оқиға тақырыбын құруға көмектеседі.
Электрондық шақыруды жасаңыз. Көптеген ресми шақыру хаттары мен негізгі іс-шараларға арналған материалдар қазір РСВП процесінде жинақталуы тиіс маңызды оқиғалар логистикасының көлеміне қарай онлайн тіркеу жүйелеріне ауыстырылды: аттарды жазу, байланыс ақпараттары, диеталық талаптар, мүгедектікке қол жеткізу, тасымалдау қажеттіліктері, бағдарлама туралы мәліметтер, қызмет туралы ақпарат және т.б. Ескерту: Оқиға туралы мәліметтерді және RSVP контактілерін жіберу үшін электрондық пошта арқылы жіберілген жеке веб-бетті немесе графикалық дизайнды пайдалануы мүмкін.
Басып шығарылған шақыруды жасаңыз. Сіздің бағдарламаңыздың немесе оқиғаның сипатына байланысты шақыру этикеті сіздің қонақтарыңыздың шын мәнінде олардың қатысуын бағалайтындығын білу үшін ресми шақыру хаттар мен ескертулерді жазуыңыз керек деп болжауға болады. Бұл оқиға материалдарынан өзгеше; Оның орнына қонаққа, оның иесі мен атына, оқиғаның тақырыбына, күндеріне және / немесе уақыттарына және РСВП-мен байланысқа арналған маңызды ақпаратты ұсынатын қарапайым шақыру картасын қарастырыңыз.
Ресми іс-шараларды шақыруды жазу. Электронды шақыру шеңберінде сіз бағдарлама мен оқиға туралы жоғары деңгейлі ақпаратты баяндауыңыз керек. Мысалы, егер бұл ынталандыратын сапар немесе көп күндік конференция болса, сіз келесілерді, басты қонақ үй / конференция алаңын, негізгі тақырыпты, спикерлерді (соның ішінде биос), кестені, іс-әрекеттерді, логистиканы және мәліметтерді қосқыңыз келеді тіркеу туралы. Шақыру хаттары мен материалдар қонақтарға қатысуға себеп береді және әрдайым іс-әрекетке шақырады.
Шақыру этикеті тағайындалған пунктке / орынға шолу жасалады. Ресми шақыру хаттар мен материалдарды жазған кезде, бағдарламаны қабылдаған жерге ешкім келмеген деп сену әрдайым қауіпсіз. Бұл дегеніміз, сіз бағдарламаның орындалатын орны мен / немесе қонақ үй / мекеме / орын туралы қысқаша шолуды жазуыңыз керек. Егер сіз көп күндік іс-шараны жоспарласаңыз, бұл ақпаратты мүмкіндігінше жоғары деңгейде сақтаңыз, бірақ қонақты орын туралы бірегей түсініктерді беру үшін жеткілікті ақпарат бар екеніне көз жеткізіңіз және неге олармен бірге уақытты жұмсау керек.
Шақыру этикеті іс-шара кестесін талап етеді. Егер сіз ынталандыру бағдарламасы сияқты көп күндік іс-шараны жоспарласаңыз, онда қонақтар өз уақыттарын өздеріңізбен бірге жоспарлауы үшін шақыру материалдарын барынша егжей-тегжейлі қамтуы керек. Бұл сіздің шақыруыңыз келу әдістерін және қатысуға болатын уақытты, іскерлік кездесулер мен іс-әрекеттерге арналған уақытты (және қызметті таңдауды), тамақтану және жөнелту туралы ақпаратты білуі керек дегенді білдіреді.
Шақыру этикеті қызметтің сипаттамасын талап етеді. Ресми шақыру хаттар мен материалдарды жазған кезде, қонақтардың мүдделеріне сәйкес келетінін анықтауға көмектесу үшін түрлі іс-шараларға шолу жасаңыз. Сіздің гольф бағдарламаңыз 1/2 күн немесе толық күндік оқиға ма? Бұл өзеннің «класы» қандай өзгереді? Сіз бұл іс-шараны өткізгенде қандай биіктікке ие боласыз және бұл тау велосипед жолы бағдарламасы сізді қаншалықты жоғары көтереді? Кескіндеме классына қанша уақыт кетеді және олар не үйренеді?
Шақыру этикеті жиналыс логистикасы туралы ақпаратты талап етеді. Қайтадан, сіз көп күндік бағдарламаны қабылдасаңыз, қонақтар келесі элементтердің әрқайсысы туралы егжей-тегжейлі ақпаратпен қамтамасыз етілуі керек:
- Ұшу резервтері
- Оқиғаларды тіркеу
- Бөлмені брондау
- Әуежай аударымдары
- Дресс-код
- Ауа райы
- Тіркеу рәсімдері
- Өтелмейтін заттар
- Хосттың қызметкерлерінің байланыстары
Іс-шараның соңғы күн тәртібін әзірлеу. Бұл бастапқы шақыру материалдарынан өзгеше болады, бірақ келіп келгенде немесе оқиға болғанға дейін шақырылған қонақтарға ұсынылуы керек. Бұл жоспарланған уақытты және қай жерде жоспарланғанына сағат сайын (сағаттарды біріктіру жақсы) қамтуы керек. Бір уақытта жоспарланған бірнеше тренингтік трасса бар болса, қатысушылардың қай тақырыптарда және қайда жоспарланғанын білу үшін сол тректерді топтарға аудару пайдалы.
Оқиға құттықтау хатын жасаңыз. Көптеген жоспарлаушылар қандай хаттарға хат жазуға тура келетінін немесе енгізбеуі керек. Ең жақсы кеңес - сәлемдесу хабарын қарапайым етіп сақтау және қонақтарға оларды құттықтау және бағалайтындығын білу. Шақыру этикеті хатқа іс-шараның ресми бастамашысы қол қоюы керек дегенді білдіреді.
Ең көп шақырылған оқиғалардың бірі шақыру туралы хабарлама болып табылады. Қош келдіңіздер және кез келген келген сыйлықтар бөлігі ретінде қонақтар қалай кететіндігі туралы мәліметтерді қосу маңызды.
Мәзір карталарын жасаңыз. Таңертең, түскі немесе кешкі асты жоспарлап отырсыз ба, қонақтар әрдайым тағамның әр курсына арналған мәзір элементтерін көрсететін мәзір карталарын көруді әрдайым бағалайды. Бұл оларға өз үстелінде басқалармен бірге жиналған кезде сөйлесуге мүмкіндік береді және күтетін персоналға қонақтардан мәзір таңдауын жылдам алуға мүмкіндік береді, бұл кестені жолға қоюға көмектеседі. Ескертпе: Тамақты кезінде, мысалы, белгілі бір ойын-сауыққа арналған тақырыптық десерт сияқты ерекше тосын сыйлық жасауды жоспарласаңыз, арнайы әсерлерді жақсарту үшін осы элементтерді мәзір картасынан сақтауға болады.
Сыйлықтар туралы ескерту карталарын құрыңыз. Бұл сыйлық сыйлық немесе жастық сыйлық болсын, әрбір алғыс сыйлығында сыйлық сыйлық картасы болуы керек. Бұл «рақмет» хабарларыңызды күшейтіп, қонақтарыңызды ерекше сезінуге мүмкіндік береді. Оқиға тақырыбын көрсететін тұжырымдарды және хабарламаларды қосу пайдалы.
Жеке сапар туралы ескертулер жасаңыз.
Ұшып шыққан күнге дейін ұшып бара жатқанда, рейс нөмірі мен ұшып кету уақытын ескертетін қонақ бөлмелеріне ескертулер жіберіңіз. Логистиканы жоспарлау барысында назардан тыс қалған кез-келген соңғы минуттық қателерді түзетуге мүмкіндік береді.
Кеңестер:
- Сізде керемет графикалық дизайнер және онлайн тіркеу процесі бар екеніне көз жеткізіңіз. Бүгінгі күнге дейін қиындықтар көптеген онлайн-оқиғаларды тіркеу жүйелерінің бар екендігі туралы болып отыр, бірақ олар да көптеген баптауды қажет етеді немесе үшінші тарап жүйелерін пайдалануды шақыру бойынша біршама қымбат деп санайды. Сондықтан көптеген жоспарлаушылар өздерінің үй құралдары мен ресурстарына сүйенеді.
- Өзіңізге кеңсе тауарлары дүкенін табыңыз. Ұйымдар электронды байланыс нысандарын қолдануға барған сайын көбірек жылжып келе жатса да, олар басып шығарылған шақырулар мен оқиғалар материалдарының әсерін алмастырмайды. Оқиғаңыздың тақырыбын толтыратын және көбірек қызығушылық пен драма жасау үшін қағаздың және өлшемдердің мәнерлерін өзгертетін кеңсе іздеңіз. Сіздің қонақтарыңыз бұл күшті байқайды.
- Үлгіні жасаңыз және сол жерден көшіріңіз. Жоспарлағыштар үлгі шақыру хаттары мен материалдарын жасап, бұрынғы бағдарламалар мен оқиғалардың үлгілерінен жаңа оқиғаларды жаңартуы керек. Әрине, жаңа кеңсе тауарлары, графика, мәтіндер және т.б. таңдалуы және пайдаланылуы керек, сондықтан әрбір уақытта талап етілетін белгілі бір теңшелім бар.