Petty Cash дегеніміз не?
Кіші қолма-қол ақша бизнестің шағын мәмілелерін сипаттайды.
«Мөлдір» термині ақша қаражаттарының немесе кассалық операциялардың шағын (аз) сомалары болғандықтан қолданылады. «Кішкентай» енді соншалықты аз емес, сондықтан оны қадағалау туралы ойлауға болмайтын аз мөлшерде ойлаңыз. Осы мақалада біз шағын ақшамен жасалатын түрлі мәмілелерді қосу үшін «шағын ақша» терминін қолданамыз.
Мысалға:
- Кофе сатып алу үшін кофе сатып алу
- Жол ақысын немесе паркингтерді төлеу
- Қызметкерлерді пиццаға пісіріп, жетістікке жету үшін құттықтау
- Іскерлік кездесулерге барар жолда шағын сыйлық сатып алу.
Неге Petty Cash маңызды?
Кассалық операциялар жасалды. Осы кішігірім сатып алуларды құжаттау және қадағалау емес, талап етілмеген шығындардың әлеуетті шығындарын, мысалы, оларды лақтырып тастау сияқты.
Бірнеше мысал қарастырайық:
- Егер сіз Keurig шыныаяқтарын кеңседегі кофе үшін пайдалансаңыз да, арзан және үлкен көлемде сатып алсаңыз да, ол сіздерге шамамен 26 цент шыныаяқ болады. Орташа кофе ішетін қызметкер үшін, күніне екі рет 200 күндей екі кесе, бұл бір қызметкер үшін 100 доллардан асады. Қызметкерлердің санына көбейтіңіз және сізде үлкен сома бар.
- 10 адамға арналған пицца құны $ 50 болады. Айына бір рет жасасаңыз, бұл жылына 600 доллар. Жазба жүргізбеу жоғалған шығындарда 600 доллар.
Қолма-қол ақшасыз трансакциялар қалай жазылуы керек?
Слиптерге немесе тізімге жазуға болады, қайсысы оңай болса. Есте сақтаудың маңыздысы - әрбір транзакция жазылуы керек және мыналарды қамтуы керек:
- Мәміленің жасалған күні
- Мәміленің сомасы
- Мәміленің жалпы сипаттамасы (мысалы, «кеңсе жиналысына арналған дәретхана», мысалы)
Транзакция кезінде шот нөмірін жазудың қажеті жоқ.
Сіз кішігірім қолма-қол ақшаны толтырған кезде, есеп шот нөмірімен топтық операцияларды жасап, оларды бухгалтерлік бағдарламаға енгізіңіз.
Минималды кассалық операцияларды желіде бақылай аламын ба?
Smart Business иелері осы күндері іскерлік несие карталары немесе дебеттік карталармен және қолданбалармен іскерлік операциялар үшін төлейді. Сіз бағдарламамен бірге паркингті қадағалай аласыз және ақылы жолдардағы «қолма-қол ақша» жолында жұмсалған уақытты жою үшін автоматты төлем ақы жүйесін пайдалануға болады. Әрине, бизнес-дебеттік немесе несие карточкаңызды төлей отырып, шағын шығындардың жеңілдігін қадағалайды. Қабылдаған кезде бизнес мақсатына назар аударыңыз.
Менің бизнесімде әлі де кассета бар болса не болады?
Көптеген кәсіпорындар кеңседе, әсіресе қолма-қол ақшамен төлейтін клиенттері бар бөлшек сауда кәсіпорындарында шағын ақша қоры бар. Кассета өзгерістер енгізу үшін пайдаланылады, ал кейбір жағдайларда шағын бизнеске қатысты. Әдетте, қорап ақшамен теңгерімде басталады, сәйкес атаумен. Содан кейін, кассета төмен болғанда, ол толтырылады.
Егер кассалық қорлар кішігірім сатып алулар үшін пайдаланылса, онда бұл сатып алулар жазылуы мүмкін болғандықтан, қорапқа журнал жасаңыз.
Барлық кішкентай кассалық операциялардың жазылғандығына қалай көз жеткізе аламын?
Клиенттердің қолма-қол ақшаларын пайдалану саясатын орнату, шағын кассалық операцияларды қадағалау және қызметкерлердің шағын ақшаларын жауапкершілікпен пайдаланатынын қамтамасыз ету үшін сіздің бизнесіңізге жауапкершілік жүктеледі. Кейбір мүмкіндіктер:
- Сенімді қызметкерлерге бизнес-дебет картасын беріңіз және оларды барлық дебеттік сатып алулар үшін іскерлік мақсаттарда егжей-тегжейлі ақпаратты бұруды талап етіңіз.
- Бизнесмендер үшін автокөліктерді пайдаланатын қызметкерлерді толлингтік ізденушілерден талап ету. Сіз оны бере аласыз және мәліметтерді ала аласыз. Сізге бизнес мақсатын тексеру үшін қызметкер қажет.
- Егер қызметкерлердің бизнесті пайдалану үшін смартфондары бар болса, оларды түсірілімдерді фотосуретке түсіру немесе оларды бухгалтерлік қызмет бөліміне жіберу үшін қолданбаларды қосуды талап етіңіз.
Ақшалай қаражат бойынша төменгі сызық:
Шағын ақшаны орнату және қадағалау сіздің компанияңыздың жалпы есепке алу жүйесінің бөлігі болуы керек.
Есіңізде болсын, егер оны жазып алмасаңыз, оны бизнес шығыны ретінде есептеуге болмайды. Барлық шағын ақшалай транзакциялардың барлығын пайдаланып жатқаныңызға көз жеткізіңіз, сондықтан заңды бизнес шығындарын талап етуге және бизнес салығын төмендетуге болады.