Жыл сайын жұмыс берушілер қызметкерлерге олардың жалақысы мен шегерімдерін көрсететін есеп беруі тиіс, сондықтан қызметкерлер өздерінің табыс салығы туралы декларациялары туралы ақпаратты қамтуы мүмкін. Баяндамалар сондай-ақ Әлеуметтік қамсыздандыру Әкімшілігіне берілуі тиіс. Бұл есеп W-2 формасы болып табылады.
Қызметкерлерге және Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасына W-2 формаларын дайындауға және жібермес бұрын, бәрі біркелкі жүретініне көз жеткізу үшін осы қадамдарды орындаңыз.
01 - Қызметкерлер ретінде дұрыс жұмыс істейтін қызметкерлерді дұрыс санағаныңызға сенімді болыңыз
Қызметкер - жұмыс берушінің бағыты бойынша жұмыс істейтін қызметкер. Тұтастай алғанда, егер ұйым ұйымға қызмет көрсететін болса, ол ұйым не істелетінін және қалай жасалатындығын басқара алатын болса, қызметкер болып табылады.
Екінші жағынан, тәуелсіз мердігер - жеке тұлға немесе бизнесте қызмет ететін басқа жеке кәсіпкерлік немесе бизнес. Тәуелсіз мердігер жеке бизнес субъектісі болып табылады және қызметкер болып саналмайды. Тәуелсіз мердігерлердің мысалдары консультанттар, агенттер немесе делдалдар болып табылады. Тәуелсіз мердігерлердің жұмыстары жиі кездейсоқ немесе бизнес үшін маңызды емес; мысалы, тазалау қызметі, жалақы процессоры немесе АТ қызметі.
Қызметкерлерді жұмыскерлер немесе тәуелсіз мердігерлер ретінде жіктеу және көмек алу үшін адвокатпен кеңесу туралы қосымша ақпарат алыңыз.
02 - ағымдағы жыл үшін тарату және беру күндерін тексеріңіз
W-2 үдерісіне екі қадам қосылады. Бірінші қадам - қызметкерлерге W-2 формаларын тарату. Екінші қадам - бұл нысандарды Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасына жіберу. (SSA)
Қызметкерлерге бөлу және SSA-ға тапсырудың соңғы мерзімі - келесі жылдың 31 қаңтарында. Бұл салықтық алаяқтықты болдырмауға көмектесу үшін SSA құжатын берудің бұрынғы жаңа мерзімі. W-2 және 1099 мерзімдері туралы қосымша ақпарат алыңыз .
Қызметкерлерге қаңтар айының басында олардың пішіндерін беріңіз, сондықтан қателіктерді болдырмау үшін оларды қарауға уақыт бар.
03 - Қызметкердің W-4 формаларын тексеріңіз
Жұмыс берушілерге барлық қызметкерлер үшін барлық уақытта файлда W-4 формасы болуы керек. W-4 формасы қызметкерлердің федералдық табыс салығын ұстап қалу сомасын анықтау үшін, отбасылық мәртебесін, асырауындағы адамдардың саны мен ұсталатын кез-келген қосымша соманы қамтиды.
W-4 нысаны жалдау кезінде аяқталуы керек және кез-келген уақытта қызметкер өзгеріс жасауды қалайды. Егер қызметкердің жеке деректері (отбасылық жағдайы және асырауындағы адамдар да) өзгерсе немесе қызметкердің мекен-жайы өзгертілсе, қызметкер W-4 нысанын өзгертуі керек. Қызметкер кез-келген уақытта W-4 пішінін ұстап қалу мөлшерін өзгерту үшін өзгерте алады .
Жылдың соңына дейін жыл сайын жұмыс берушілер барлық қызметкерлерге W-4 пішінін қарап, жеке мәліметтердің дұрыс екеніне көз жеткізуі керек.
Қызметкерлердің W-4 формасы бойынша нақты және ағымдағы ақпараттың болуына сенімді болу үшін Сіз W-2 формаларын дайындауға және таратуға көмектеседі.
04 - W-2 формалары үшін еңбек ақы туралы ақпараттарды жинау
Біріншіден, сіздің компанияңыз туралы барлық W-2 формалары туралы негізгі ақпарат қажет болады:
- Сіздің компанияңыздың жұмыс берушінің жеке куәлігі
- Бизнестің аты, мекен-жайы және пошталық индексі
- Және сіздің компанияңыздың салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі
Содан кейін, әр қызметкер туралы жеке мәліметтер мен жалақы ақпаратын жинау қажет:
- Қызметкердің аты-жөні, мекен-жайы, әлеуметтік қамсыздандыру нөмірі немесе басқа салық коды
- Бұл қызметкерге төленетін сома: жалпы жалақы, кеңестер және басқа өтемақы
- Федералдық кіріс салығы ұсталды
- Әлеуметтік қамсыздандырудағы еңбек ақы (Әлеуметтік қамсыздандыруға дейінгі жыл ішіндегі ең жоғарғы сомаға дейін)
- Медикеридің жалақысы мен кеңестері және Medicare салықы, оның ішінде жоғары табыс табатын қызметкерлерге арналған қосымша Medicare салығы .
- Бөлінген қызметкердің кеңестері төленді
- Төленетін жәрдемақылар, сондай- ақ қызметкерге төленетін басқа да жеңілдіктер
- Қызметкер жұмыс істеген әрбір мемлекет үшін төленетін мемлекеттік жалақы мен кеңес пен мемлекеттік табыс салығы ұсталды
- Жергілікті жалақы мен кеңес төленген және жергілікті табыс салығы ұсталды.
05 - шолу W-2 өңдеу - W-2-ны қалай құруға болады?
Егер сіздің компанияңыз жалақыны қайта өңдеу үшін жаңа болып табылса немесе сіздің жалақы жағдайыңыз жақында өзгертілсе, қызметкерлерге жыл қорытындысы бойынша есептерді табу, аяқтау және тарату процесін қарастыру жақсы. W-2 формаларын кеңсе жабдықтау дүкенінен, CPA-ді салықтық немесе бухгалтерлік бағдарламадан немесе IRS-дан алуға болады.
Ескерту: W-2 формаларын IRS-тан немесе Интернеттегі басқа жерлерден жүктей алмайсыз. W-2 пішімінің көшірмесі қызыл сияның нақты түрінде болады және қайталанбайды. Әлеуметтік қамсыздандыру әкімшілігімен А көшірмесінің нақты IRS формасын беруіңіз керек (бұл сіз сақтаған көшірме және ақпан айының соңында Әлеуметтік қамсыздандыру арқылы файл).
W-2 формаларын дайындаудың кейбір нұсқалары:
- Бухгалтерлік бағдарламаны пайдалану . Егер сізде тек бірнеше қызметкер болса және бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандыруды пайдалансаңыз, осы бағдарламалық жасақтаманы пайдалану арқылы W-2 пішіндерін дайындау үшін қондырма сатып алуға болады.
- Салық дайындау бағдарламаларын пайдалану. Егер сіз жалпы салықтық дайындық бағдарламалық жасақтама бағдарламаларының біреуін немесе онлайн режимінде немесе жұмыс үстелі нұсқасында пайдалансаңыз және осы бағдарламалық жасақтаманың бизнес нұсқасын сатып алдыңыз, W-2 өңдеуі қосылғанын тексеріңіз. Ширли Элмблад, Қаржылық Бағдарламалық Қағидаға арналған нұсқада салықтық бағдарламалық қамсыздандыру туралы мақалалар бар
- Сатып алынған W-2 формаларын пайдалану . Негізгі кеңсе жабдықтаушы компанияларда ықшам дискідегі бағдарламалық жасақтаманы пайдалану үшін алдын-ала басып шығарылған W-2 формалары бар, ол сізге бұл пішіндерге арналған ақпаратты қолмен енгізуге және принтерге басып шығаруға мүмкіндік береді.
W-2 формаларын толтыру және басып шығару үшін қолданылатын әдіс-ақ, W-3 беру формалары болуы керек.
06 - Қызметкерлерге W-2 формаларын қалай бөлуге болатынын шешіңіз
W-2 формаларын жасағаннан кейін, келесі шешімді қызметкерлерге қалай таратуға болады. W-2 нысандарын қызметкерлерге бөлудің соңғы мерзімі салық жылынан кейінгі жылдың 31 қаңтарынан басталады. Мысалы, 2016 жылғы W-2-ші салық жылын бөлуді талап еткен жұмыс берушілер 2017 жылдың 31 қаңтарына дейін оларды таратады.
Сізде жұмысшыларға W-2 баспалық бланкілерін таратудың екі нұсқасы бар: оларды поштамен жіберіңіз немесе оларды қызметкерлерге бөлісіңіз. Егер қызметкер өздерінің W-2 формасын жеке өзі қабылдаса, қызметкер бұл пішіннің алынып тасталғаны туралы сұраққа жол бермеу үшін, сізде болуы мүмкін.
07 - Қызметкерлерге W-2 формаларын жібермес бұрын қателерді тексеріңіз
Мәселелерді барынша азайту және W-2 нысандарын қайта жіберу керек болса, W-2 нысандарын қателерге тексеріп, осы бақылау тізімін қолданыңыз. Жалпы W-2 қателері қате жыл формасын пайдалануды, ақпаратты енгізбеуді, ақпаратты дұрыс емес жолаққа қоюды және ең көп дегенде Әлеуметтік қамсыздандыруды ұстап қалуды тоқтатуды қамтиды.
08 - Қызметкердің W-2 формаларының телнұсқаларын сұрастыру
Қызметкерлер көбінесе W-2 формаларын жоғалтады немесе жоғалтады және сіздің W-2 форманың көшірмесін сұрап, жалақы ведомосына келуі мүмкін. W-2 формаларын таратпастан бұрын, осы сұрауларға қалай әрекет ететінін қарастырыңыз:
- Егер сіз формаларды ішкі түрде басып шығарған болсаңыз, W-2 формасын қайта басып шығарып, оны беріңіз немесе қызметкерге жібере аласыз.
- Егер пішін сыртқы жалақы жобасымен дайындалған болса, онда олар сізге қайта басып шығару және пішінді жіберу құны үшін ақы алуы мүмкін. Қызметкерлерді бірінші қайталанатын пішінге немесе бір жылдағы екінші телнұсқаға (бұл орын алынады!) Алуға болады.
Қандай шешім қабылдамасаңыз, қызметкерлерге арналған қайталанатын пішіндер туралы саясатыңызды хабарлау жақсы идея. Қайталанатын формалар үшін ақы алу өте күшті болып көрінуі мүмкін, бірақ ол сізге қатысты жоғалтылған нысандардың санын қысқартуы мүмкін.
09 - Әлеуметтік қамсыздандыру Әкімшілігімен W-2 және W-3 нысандарын беру
W-2 формаларын қалай дайындауға шешім қабылдадыңыз және осы нысандарды қызметкерлерге (салық жылынан кейінгі жылдың 31 қаңтарына дейін) таратқаныңыздан кейін келесі шешімдерді Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасымен (SSA) .
Барлық W-2 формалары Әлеуметтік қамсыздандыру Әкімшілігіне және W-3 жіберілу формасына қоса берілуге тиіс. Осы нысандарды жіберудің екі нұсқасы:
- Әлеуметтік қамсыздандыру веб-сайтының Бизнес қызметтері онлайн бөлімінде онлайн режимінде жібере аласыз. Алдымен тіркелу қажет, содан кейін тиісті формаларды онлайнда толтырыңыз. Егер BSO-мен онлайн-режимде берілсе, W-3 формаларын қосудың қажеті жоқ.
- Сондай-ақ W-2 формаларын W-3 формасымен бірге Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасына жібере аласыз.
W-3 пішінін қалай жасау керектігі туралы қосымша ақпарат.
10 - W-2 формаларын таратудың мемлекеттік ережесін тексеріңіз
Қызметкерге W-2 формасын толтырған кезде, сол форманың бір бөлігі (1-сурет) қызметкер жұмыс істейтін мемлекетке жіберіледі. Егер қызметкер бірнеше мемлекетте жұмыс істесе, W-2 пішінінің көшірмесін әрбір мемлекетке беруге тура келеді.
Әрбір мемлекет W-2 нысандарын және кез-келген тарату түрлерін ұсыну бойынша әр түрлі талаптарға ие. Мемлекеттің талаптарын білу үшін сіздің мемлекетіңіздің салық органы немесе мемлекеттік кіріс бөлімі бар екенін тексеріңіз.
UPDATE: Көптеген елдер SS-мен W-2-ді тапсыру үшін 31-қаңтардағы жаңа мерзімге сәйкес келеді.
Мемлекеттік жалақы туралы қосымша ақпарат .