Аудитті жоспарлау
Сіздің қызметкердің өтемақы сақтандырушысы сіздің қызметкердің өтемақы саясатының мерзімі аяқталғаннан кейін көп ұзамай аудит процесін бастауы мүмкін.
Сіздің сақтандырушыңыздан немесе аудит жүргізуге тағайындалған адамнан қоңырау шалуыңыз мүмкін. Сізге тағайындалған аудитор сіз үшін қолайлы уақытта аудитті жоспарлауы керек. Күн аудитор қажет ететін ақпаратты жинау үшін жеткілікті уақытқа ие болатындай болашаққа жеткілікті болуы керек. Аудиторға аудитті орындауды талап ететін деректердің қысқаша мазмұнын беруін сұраңыз.
Сіздің тағайындалған аудиторыңыз сақтандырушының қызметкері болуы мүмкін немесе болуы мүмкін екенін ескеріңіз. Кейбір сақтандырушылар өзінің қызметкерлерімен жұмыс істейтін ішкі аудит бөлімін қолдайды. Басқалары аудиторлық функцияны тәуелсіз аудиторлық компанияға аутсорсингке жібереді. Тексеруді сақтандырушының немесе мердігердің қызметкері жүзеге асырады ма, процесс бірдей болуы керек.
Сізге қажет жазбалар
Аудитор аудиттелетін саясатпен қамтылған уақыт кезеңі үшін түрлі қаржылық ақпараттарға мұқтаж болады. Міне, сізге ұсынылуы мүмкін ақпараттың түрі:
- Бухгалтерлік кітап
- Салық нысандары, əсіресе 941 жəне 944 формалар, жұмыс берушілердің Федералдық салық декларациясы (тоқсан сайын жəне жыл сайын тиісінше)
- Қолма-қол ақшаны аудару туралы есеп
- Тәуелсіз мердігерлер ұсынатын қызметтер үшін төлемдер. Аудитор осы қызметкерлердің сіздің қызметкерлеріңіз емес екенін тексеруі керек.
- Қосалқы мердігерлер ұсынатын қызметтер үшін төлемдер
- Сіз жалдаған әрбір қосалқы мердігерге арналған сақтандыру сертификаты
- W-2 және 1099 нысандары
- Әр қызметкердің жұмыс сипаттамасы. Қызметкердің міндеттерін дәл сипаттайтынына көз жеткізіңіз.
- Сіздің бизнес-операцияларыңыздың сипаттамасы
- Саясат мерзіміне жалақы жазбалары. Аудитор əр қызметкерге берілетін барлық төлем көздерін (жалақы, сыйақы жəне т.б.) тексеруі керек.
- Саясатта қамтылған лауазымды тұлғаларға, серіктестерге, жеке кәсіпкерлерге және т.б. қолданыстағы жалақы шектеулері
- Тәжірибе бағалау жұмыс парағы
Қажетті деректерді жинағаннан кейін оны ұйымдастыру қажет. Ақпаратты оңай қол жетімді ету үшін барлық жалақы құжаттарыңызды (W-2 формалары, төлеуге арналған кестелер және қосымша уақыт жазбалары) бірге салыңыз. Сонымен қатар, қосалқы мердігерлерге қатысты барлық ақпараттарды, соның ішінде сақтандыру төлемдері мен сақтандыру сертификаттарын бір орынға орналастырыңыз. Сіздердің күш-жігеріңіз аудитті жеңілдетеді және тездетеді.
Жалақы құжатына не кіреді?
Сіздің қызметкерлеріңіздің сыйақы төлемі сіздің жалақы мөлшерлемелеріңізді көбейту және одан кейін нәтижелерді 100-ге бөлу арқылы есептеледі. NCCI және көптеген мемлекеттік қызметкерлердің өтемақы органдары еңбек ақы ретінде сыйақы түрінде беріледі . Бұл терминдер жиі ауыстырылады. Екі қызметкер сіздің ұйымыңыздың қызмет көрсететін қызметтерінің ақшалай құнын білдіреді.
Сыйақыға енгізілген шығындар мемлекетке қарай біршама өзгереді. Дегенмен, олар әдетте мыналарды қамтиды:
- Жалпы еңбекақылар мен еңбекақылар, оның ішінде бұрынғы жалақы және жалақы
- Комиссиялар. Бұл жұмысшыдан алынған комиссиялардың жалпы сомасын және комиссияларға қатысты кез келген тартуларды қамтиды.
- Бонустар, оның ішінде акцияларға арналған бонустық жоспарлар
- Демалыс, мереке және ауру төлеу
- Қосымша төлем. Барлығы аздаған мемлекеттерде сыйақыға тікелей уақыт бойынша есептелген артық жұмыс уақыты кіреді. Мысалға, жұмысшы сағаттық тариф сағатына 20 доллар. Егер қызметкер 20 сағаттық үстеме жұмыс уақытында 600 доллар төлеген болса, сіз жалақыдан тек 400 доллар ғана төлейтін боласыз.
- Әлеуметтік қамсыздандыру, Medicare немесе зейнетақы жоспары бойынша заңнама талаптарына сәйкес қызметкерлердің ақысын төлеуден бас тартқан төлемдер
- Қызметкерлерге ақы төлеу уақытынан басқа негізде төленеді. Мысалдар мысалға, үлесті бөлу немесе ынталандыру жоспарлары болып табылады.
- Қызметкерлер өз жұмысын атқару үшін пайдаланатын қол құралдары немесе қолмен жұмыс істейтін электр құралдарына арналған төлемдер немесе жәрдемақы
- Қызметкерге берілген пәтер немесе үйдің жалға құны. Сондай-ақ, қызметкердің өз жалақысының бөлігі ретінде алған басқа үй-жай мен тамақтану құны
- Төлемдер зейнеткерлікке, кафетерияға немесе жинақ жоспарларына қызметкерлердің жалпы төлемінен алынады
- Сақтандырылмаған қосалқы мердігерлердің қызметкерлеріне арналған жалақы (төмендегі ескертулерді қараңыз)
Жалақыдан алынып тасталды деген не?
Қызметкерлердің өтемақыларын сақтандыру мақсатында жалақы төлеу есептелетін кезде, әдетте, алынып тасталатын бірқатар шығындар бар. Олар мемлекет бойынша өзгеріп отырса да, олар жиі мыналарды қамтиды:
- Қызметкерлер алған кеңестер мен басқа да табыстар
- Кепілдік төлемі (жұмыс уақытынан басқа)
- Жұмыс берушіден сатып алынған тауарларға жеңілдіктер
- Өтелетін бизнес шығындары
- Белсенді әскери міндеттерін төлеңіздер
- Біркелкі жәрдемақы
Классификация
Аудитордың негізгі міндеттерінің бірі - сақтандырылған бизнестің дұрыс жіктелуін қамтамасыз ету. Қызметкерлерге өтемақы жіктеу жүйесі жекелеген қызметкерлерді емес, бизнесті жіктеуге арналған. Аудиторыңыз Сіздің компанияңыздың әрекеттерін сіздің саясатыңызда көрсетілген негізгі жіктеудің дұрыстығын анықтау үшін тексереді.
Негізгі жіктеу - жалпы бизнесіңіздің ең жақсы сипаттамасын беретін жіктеу. Бұл жиі басқарушы жіктеуі сияқты (жіктеу ең көп жалақы тағайындайды). Мысалы, машина цехын іске қосыңыз деп ойлаңыз. Кейбір қызметкерлеріңіз тістермен жұмыс істейді, ал басқалары бұрғылау пресстерін немесе штамптау машиналарын басқарады. Қызметкерлеріңіздің арнайы іс-әрекеттері қызметкерден жұмысшыға қарай өзгеруі мүмкін. Дегенмен, олардың барлығы сіздің негізгі жіктеуіңізге, машина жасау дүкеніне сәйкес келеді.
Кейбір қызметкерлер бөлек жіктеуді талап ететін тапсырмаларды орындай алады. Мысалы, машина цехында басқа жұмысшылардан тыс жерде кеңседе өз жұмысын орындайтын қызметкер жұмыс істейді. Бұл қызметкер машина дүкенінен гөрі Клерик офисінің қызметкеріне жіктелуі мүмкін.
Жұмысшылардың өтемдерін сыныптау жүйесі өте күрделі. Сіздің аудиторыңыз сіздің бизнесіңізді түсінбейсіз немесе сіз үшін мағынасы жоқ түрде қайта жіктей алады. Бұл жағдайда аудиторға түсініктеме беруін сұраңыз. Егер сіз әлі де өзгерістер туралы шатастырсаңыз, агентіңізден немесе делдалдан көмек сұраңыз.
Аудитормен кездесу
Аудит жүргізу үшін аудитор сізбен немесе сіздің фирмаңыздың сенімді өкілімен кездесуі керек. Егер сіз бұл тапсырманы басқаларға тапсырсаңыз, ол:
- сіздің бизнесіңізді жақсы біледі
- Сіздің фирмаңыздың барлық кезеңдерін түсінеді
- әрбір қызметкердің қандай тапсырмаларды орындауын біледі
- Сіздің компанияңыздың жұмыскерлеріне өтемақы саясатын , оның ішінде құрамындағы жіктеуді түсінеді
- аудитордан сұрақтарға жауап бере алатындай, сіздің компанияңыздың қаржылық есептерін, жалақы туралы деректерді де түсінеді
Аудитормен кездесу кезінде Сіз немесе сіздің дизайнеріңіз бірлесіп жұмыс істеп, аудитордың сұрақтарына жауап беруі керек. Сұратылмаған ақпаратты ұсынбаңыз.
Көптеген бизнестер сияқты, сіздің фирма бухгалтерлік есеп пен буксирлік функцияларын жүргізу үшін офсеттік бухгалтерлік фирма жалдауы мүмкін. Сіздің бухгалтеріңіз сіздің атыңыздан аудитпен танысуы керек пе? Жауап жоқ. Сіздің бухгалтеріңіз аудиторға аудит жүргізу үшін қаржылық есептерді ұсына алады. Дегенмен, аудитор физикалық аудит жүргізу үшін сіздің үй-жайыңызға бару керек.
Қосалқы мердігерлер
Көптеген мемлекеттерде сақтандырылмаған қосалқы мердігерлерді жалдайтын мердігерлерге жауапкершілік жүктейтін заңдар бар. Сіздің бизнесіңіз мердігер ретінде жұмыс жасаса, бұл заңдар сіздерге қолданылады және ол басқаларға жұмыс істейді.
Мысалы, ABC Construction компанияңыз жөндеу жұмыстарын жүргізу үшін P & J Plumbing компаниясына құбыр жүргізу жұмыстарын жүргізуге арналған қосалқы мердігерді жалдаған деп есептеңіз. P & J қызметкері жұмыс орнында жарақат алып, қызметкерлерге өтемақы талаптарын беруге тырысады. Дегенмен, P & J компаниясында қызметкерлерге өтемақы төленбеді. Көптеген мемлекеттерде жарақаттанған қызметкер Сіздің қызметкердің өтемақы саясатына байланысты артықшылықтарға ие болады.
Сақтандырушылар заң бойынша заңсыз жолмен қамтамасыз етілмеген қосалқы мердігерлердің қызметкерлеріне сыйақы беруді талап етеді. Осылайша, сіздің аудиторыңыз салықтық құжаттарды қарап шығып, қосалқы мердігерлерге берілген 1099 нысанды іздейді. Ол сіз жалдаған әрбір қосалқы мердігерден сақтандыру сертификатын алғаныңызды тексереді. Егер сіз жалдаған мердігерлік ұйымдар жұмыскерлерге өтемақы төлеу туралы куәлікті бермесе, аудитор сізді сол мердігердің сақтандыру қамтамасыз етуіне қосымша сыйақы төлейді.
Сақтандырылмаған қосалқы мердігерге төленетін мөлшерлеме субмердігердің орындалатын жұмыс түріне байланысты. Мысалы, егер қосалқы мердігер шатыр жұмыстарын орындаса, онда қолданылатын шатыр жабу үшін тариф қолданылады. Тариф субракаттық шарттың барлық немесе бір бөлігіне қолданылады. Егер қосалқы мердігерге төлеген ақша тек еңбекке келсе, онда барлық шығындар (100-ге бөлінген) сыйлықтың негізі ретінде пайдаланылады.
Мердігер Versus Subcontractor
Егер сіздің бизнесіңіз мердігер емес болса, сіз жалға алған тәуелсіз мердігерлердің қызметкерлерінің жарақатына жауаптысыз ба? Жауап әдетте жоқ. Мердігер сіздің бизнесіңізге тәуелсіз бизнес қызметін атқарады. Осылайша, мердігер жұмыскерлерге өзінің жарақат алған қызметкерлеріне өтемақы төлеу үшін жауап береді.
Мысалы, сіз бөлшек сауда дүкеніне ие боласыз деп ойлаңыз. Сіз дүкендегі ескі линолеум қабатын бұзып, оны жаңасына ауыстыру үшін керемет едендерді, еденді мердігерді жалға аласыз. Сіз өзіңіз қалаған нәтижені (жаңа қабат) және таңғажайып жұмыстарды жасайсыз. Әдемі қадағалаушы еденшілерді қадағалайды. Супервайзер жұмыс кестесін белгілеп, қызметкерлердің өз жұмысын қалай атқаратындығын белгілейді. Егер керемет қызметкер сіздің жаңа қабатыңызды орнатқанда жарақат алған болса, Fabulous (сіздің фирмаңыз емес) қызметкерге жауапты болмауы керек.
Компанияда тәуелсіз мердігердің қызметкерлеріне зақым келтіргені үшін жауапкершілік көтерілуі мүмкін. Осылайша, сіз жалдаған барлық тәуелсіз мердігердің қызметкерлері қызметкерлерге өтемақы төлеуді сатып алғанын дәлелдейді.