Жақсы Office Management төменгі сызығыңыз үшін жақсы
1. Офистерді басқарудың тәртібін орнатыңыз және оларға ұнамаңыз.
Күнделікті тапсырмалар реттеліп қалу және заттардың тегіс жұмыс істеуін қаласаңыз, кәдімгі рәсімдерге қажет.
Құжаттарды өңдеу және офистік жүйелерді өңдеуге арналған кіші жобаларды орнату. Мүмкін болса, сіздің кеңсеңізге келген қағаздың әрқайсысы бір рет өңделіп, жұмыс істеп, үстелге шығып кетпеу керек. Сол сияқты, электрондық пошта сияқты сандық байланыстар да басымдықты болуы керек және мүмкіндігінше дереу әрекет етуі керек немесе болашақ іс-қимыл үшін белгіленуі керек.
Компьютерлер, ноутбуктар, файлдық серверлер, көпфункционалды принтерлер мен мобильді құрылғылар қоса алғанда, Office жүйелері әкімшілік ету және төтенше жағдай процедураларына қажет. Жүйе бұзылса немесе компьютерге байланысты жабдық бөлімі сәтсіз болса, кеңсеңіздегі әркім кімге қоңырау шалу керек екенін және не істемеу керектігін білуі керек (мысалы, мәселені өздері шешуге тырысу керек). Сіздің сыни бизнес деректеріңізді қорғаудың 3 қадамын біліңіз.
2. Белгіленген жауапкершілікті анықтаңыз.
Жақсы офис менеджменті кімге жауапты екендігін біледі - бұл істерді кім жасайды деп есептейтін адамдар.
Мысалы, егер сіздің кішігірім бизнесті сатып алуды кім істесе, солай етеді? Қажет болғанда принтер қағазын таба аласыз ба? Барлық жабдық пен жабдықтарға тапсырыс беру үшін бір адамға тапсыру мәселені шешеді және біртіндеп жұмыс жасайды. Қызметкерлерге тағайындалған адамға жеткізу туралы кез-келген сұраныстарға хат жазыңыз немесе адамдар қажет нәрсені қосатын көрнекі жерде қолжазбалық тізім беріңіз.
Бұл компьютер жүйелерімен бірдей. Сізге компьютерлік жүйелердің қауіпсіздігі үшін жауапты және шоттар, парольдер және бағдарламалық қамтамасыз ету сияқты нәрселерді қадағалау керек. Офистік қосымшаларға, бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаға және деректерді сақтауға арналған бұлтқа негізделген жүйелерді пайдалану шағын бизнес үшін тамаша шешім болып табылады, бірақ сіз әлі де пайдаланушыларды қосу / жою, рұқсаттарды тағайындау және т.б. сияқты әкімшілік тапсырмаларды орындауға тағайындалған сенімді адам болу керек.
3. Жазбаларды сақтаңыз - бизнес жазбаңызды жаңартып отырыңыз.
Жазбаларды жүргізу жақсы офисті басқарудың ең оңай бөлігі сияқты естіледі - бұл жазбаларды қол жетімді және жаңартылған күйде сақтау қажеттігін қарастырмайынша. Бірақ жақсы кеңсе менеджері болудың бірінші ережесі сізге бұл мәселені шешуге көмектеседі; кеңсе тәртібін жаңартуды жасаңыз. Мысалы, сіз жаңа клиент немесе клиент алған кезде, ол сіздің контактілеріңіздің дерекқорына кіруге біраз уақыт кетеді. Содан кейін ол телефонда сөйлескеннен кейін жазбаны жаңарту үшін тағы бір сәтке немесе екі рет қабылдайды.
(Сондай-ақ, көптеген юрисдикцияларда тұтынушы ақпаратын өңдеуді реттейтін құпиялылық әрекеттері бар екенін ескеріңіз.)
4. Сіздің кеңсеңізден серуендеп, отырыңыз.
Сіздің кеңсеңіз ғарышты басқару немесе кеңістікті басқарудың үлгісі ме?
Кеңсені бассаңыз, сіз кедергілерді айналып өтуге немесе бір нәрсені тоқтату қаупіне ұшырауыңыз керек пе?
Сіз үстелге отырғанда, онда сіз шынымен ыңғайлы жерде жұмыс істей аласыз ба? Сіз үстелде ең көп қолданатын нәрселер қолыңызға жақын болу үшін логикалық тұрғыдан реттеледі ме?
Бүгінгі күні кеңселерге көп нәрсе кіреді, принтерден құжаттарды сақтау шкафтары . Жақсы офис менеджменті үшін кеңседегі барлық заттар максималды тиімділікке және ең жоғарғы қауіпсіздіктің болуына сенімді болуыңыз керек. Кіші немесе үйдегі Office дизайнының негіздері сіздің кеңсе кеңістігіңіздің күші, жарықтандыруы мен желдеткіш қажеттіліктерін қауіпсіз қабылдау үшін кеңес береді.
5. Зерттеу жұмысын жоспарлаңыз.
Сізге ұнайтын нәрселерді тастау оңайға түседі, ал көптеген іскер адамдар құжаттарды беру , жіберу және алу немесе бухгалтерлік есеп жүргізу сияқты кеңсе басшыларын да пайдаланады.
Өкінішке орай, кеңсе, ас үй секілді, үй тапсырмаларынсыз жақсы жұмыс істемейді.
Егер сіз кішкентай бизнес иесі болсаңыз, сіз кез келген басқа адамға скудалық немесе жағымсыз жұмыс ретінде қарайтын болсаңыз, ол үшін оны апта сайын жоспарлау арқылы өзіңізге үнемі жетуге мәжбүрлеңіз. Мысалы, мысалы, таңертең немесе түстен кейін келіп, суық қоңыраулар жасауға , басымдықсыз электрондық пошта сұрауларын қайтаруға, әлеуметтік желілердегі хабарларды жасауға, есепке қол жеткізуге немесе жазбаларды жаңартуға жұмсау.
6. Өкілдік және сыртқы ресурстар.
Кемелді дүниеде бәрі өз уақытында не істеп, не істеп жүргенін істей бастайды. Дүние кемелді болғандықтан, көптеген адамдар уақытты немесе талантты дұрыс орындамайтын нәрселерді жасайды.
Delegating және аутсорсинг шағын бизнестің кеңселерін басқаруды жақсартып қана қоймайды, сонымен қатар сіздің таланттарыңызға назар аударуға мүмкіндік береді. Сырттай немесе виртуалды ассистент кеңседегі немесе әкімшілік тапсырмаларыңыздың көбін басқара алады. Жеткізу туралы көбірек білу үшін Өкілдік туралы шешім қабылдау бөлімін қараңыз.
7. Бизнесті жоспарлауды басымдылыққа айналдырыңыз.
Көптеген шағын бизнес иелері өздерінің күндерін іс-әрекетпен және әрекеттерімен өткізеді - содан кейін олардың дөңгелектерін неге айналдырады деген сұрақ туады. Бизнес-жоспарлау кеңсе офисін басқарудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады және офис-менеджердің тұрақты жұмыс істеуінің бір бөлігі болуы керек.
Сәтті шағын бизнес иелері әр апта сайын бизнес жоспарлауға жұмсайды, ал көптеген күнделікті іскерлік жоспарлау сеанстарын мақсатты орнату мен өсіру құралы ретінде пайдаланады.
Бұл бизнес-жоспарлау бойынша нұсқаулық - сіздің бизнес-жоспарлау жұмыстарын жүргізуге арналған тамаша праймер; ол кіші бизнес үшін бизнес-жоспарлау негізін береді және бизнес мақсаттарын белгілеу ережелері арқылы көрініс туралы мәлімдеме жазудан барлық мүмкіндіктерді қамтамасыз етеді.
Егер сіздің қызметкерлеріңіз бар болса, оларды ресми түрде немесе бейресми түрде бизнес-жоспарлауға қатыстырыңыз.
Сіз айырмашылықты жақсы көресіз
Хаос бизнеске араласуға жол бермеңіз. Сіз осы жеті кеңсе офисін басқару қағидаларын қолдануға кірісе бастасаңыз, офистің жақсы басқарылуын айырмашылығы сізді таңғалдырады және сіз қаншалықты бизнес жасайсыз.
Сондай-ақ, қараңыз:
Бұлтты есептеулер неге шағын бизнес үшін өте қолайлы